La nuova registrazione dei viaggiatori e il suo impatto sulle società intermediarie per le attività di alloggio e noleggio auto

Il regio decreto 933/2021, del 26 ottobre, è stato pubblicato nella Gazzetta ufficiale dello Stato più di un anno fa, stabilendo gli obblighi di documentazione e informazione delle persone fisiche o giuridiche impegnate nell'alloggio e nel noleggio di veicoli a motore. Tuttavia, sarà con il 2 gennaio 2023, data indicata nella norma come data di produzione degli effetti degli obblighi di comunicazione, quando verrà verificata la loro significatività, sebbene, fino al loro sviluppo normativo, non sia possibile determinare la portata reale degli stessi.

Potremmo dire che, con questo regolamento, il Ministero dell'Interno, attraverso il governo spagnolo, stabilisce un «nuovo piano normativo» per la registrazione dei viaggiatori e il noleggio di veicoli a motore, le cui origini risalgono al decreto precostituzionale 1513/1959, del 18 agosto, in relazione ai documenti che le strutture ricettive devono fornire in merito all'ingresso dei viaggiatori, successivamente sostituito dall'Ordine INT/1922/2003, del 3 luglio, sui libri di registrazione e sulle parti di entrata, e all'Ordine del 16 settembre 1974, sul controllo del governo delle auto a noleggio.

Ciò ha lo scopo di standardizzare la procedura di registrazione e comunicazione dei dati degli utenti di questo tipo di servizio, informatizzandoli e centralizzandoli, rispettando così il mandato previsto dall'articolo 25.2 della Legge Organica 4/2015, del 30 marzo, sulla protezione della sicurezza dei cittadini, titolo abilitante del regolamento, con lo scopo ultimo di «perseguire la sicurezza dei cittadini di fronte alle minacce terroristiche e ad altri reati molto gravi commessi da organizzazioni criminali».

Il nuovo piano di cui parliamo, nei termini in cui è redatto, aumenta notevolmente il tipo di dati personali che devono essere forniti al Ministero dell'Interno, incorporando, tra gli altri, dati sulle transazioni economiche come tipi o mezzi di pagamento, o dati del viaggiatore, del locatore del veicolo o del conducente stesso, come il suo telefono fisso, la posta elettronica o il grado di parentela con altri viaggiatori; inoltre, la sanzione viene specificato il regime di applicazione, incorporando la violazione dei suoi regolamenti nel catalogo previsto dalla legge per la protezione della pubblica sicurezza e, quindi, consentire sanzioni fino a 30.000 euro in caso di violazioni gravi.

Tuttavia, l'innovazione più evidente è quella di incorporare come soggetti obbligati a rispettare i tour operator e le piattaforme digitali che mediano la sistemazione e il noleggio di veicoli a motore quando si svolge in Spagna.

Ciò significa che un'agenzia di viaggi in cui viene venduta una notte in hotel a Valencia o fornisce un veicolo a noleggio a un cliente, deve essere registrata nel sistema del Ministero dell'Interno, raccogliere i suoi dati e procedere alla loro comunicazione entro un termine che i regolamenti stessi stabiliscono in un periodo massimo di ventiquattro ore dal momento in cui viene stipulata non solo la contrattazione del servizio, ma anche, nel caso in cui si verifichi, la sua cancellazione.

Ciò ha lo scopo di ottenere l'intera fotografia della transazione di alloggio e noleggio di veicoli a motore, dalla sua vendita, indipendentemente dal canale di distribuzione, alla fornitura finale del servizio, e anche la «storia» del contratto stesso, che deve essere conservato per un periodo di tre anni, e questo, come abbiamo detto, al fine di prevenire reati terroristici o altri reati gravi, poiché è chiaro che i pernottamenti e i veicoli svolgono un ruolo essenziale nella sua logistica.

La registrazione delle parti e dei passeggeri sono termini a cui erano abituate le società di alloggio turistico e di noleggio di veicoli a motore e il cui significato devono ora imparare agenzie di viaggio, OTA e tour operator e che possiamo sistematizzare in due obblighi: l'obbligo di registrazione documentale, ovvero la tenuta di un registro informatico in cui vengono raccolti i dati relativi alle operazioni effettuate nell'agenzia di viaggi, e l'obbligo di comunicazione, ovvero l'iscrizione dell'agenzia presso il Ministero del Il sistema interno come soggetto obbligato e il comunicazione quotidiana dei dati registrati nel vostro stabilimento.

Non abbiamo dubbi sul duro lavoro che queste aziende dovranno affrontare, il che richiederà loro di dedicare parte delle loro risorse umane a questo, il che richiederà la loro formazione sul campo, se non l'assunzione di nuovo personale, e questo senza contare che devono adattare, ancora una volta, le loro politiche sulla privacy per informare i propri clienti che i loro dati personali saranno raccolti e comunicati per le finalità sopra menzionate.

Alla luce di quanto sopra, non ci sorprende l'indignazione del settore in materia perché, alla fine, il nuovo regolamento li include in una rete di punti di informazione con cui il Ministero dell'Interno svolge il suo lavoro di polizia preventiva, il che, senza mettere in dubbio la sua giustificazione in questo caso, ci sembra del tutto sproporzionato, dato che, alla fine, continuiamo a parlare di interferenze nella vita personale e familiare degli utenti degli alloggi veicoli a motore e protezione dei loro dati personali.

È vero che lo sviluppo normativo che deve essere apportato al regolamento (e che dovremmo avere prima del 2 gennaio 2023) potrebbe correggere questa sproporzione, in particolare per quanto riguarda il tipo di dati richiesti, ma troviamo difficile che, una volta che le società di intermediazione saranno incorporate in questo compito di controllo e registrazione, torneremo indietro per esentarle. Solo una sentenza giudiziaria che mettesse in dubbio la validità dell'intero sistema porterebbe alla sua esclusione.

Hortensio Santos Palma (Avvocato T&L)