Incluir a trabajadores en grupos de WhatsApp: un riesgo que puede salir caro

Como ya han advertido distintas autoridades y organismos de control, la utilización de números de teléfono personales de trabajadores para integrarlos en grupos de WhatsApp u otras aplicaciones de mensajería instantánea sin su consentimiento expreso, vulnera la normativa en materia de protección de datos y derechos laborales.

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) recuerda que solo sería posible el uso de esta herramienta de mensajería si se hace mediante un número de teléfono corporativo, facilitado por la empresa, y siempre bajo el cumplimiento de requisitos claros y transparentes, como los recogidos en la normativa y guías de referencia en la materia.

Este tratamiento de datos puede generar importantes responsabilidades para el empleador, no solo en términos de privacidad, sino también en el respeto a la intimidad y desconexión digital de las personas trabajadoras.

Es obligación del empleador en calidad de Responsable del tratamiento de los datos personales de los trabajadores:

1. Garantizar que el uso de WhatsApp u otras plataformas de mensajería tenga una base jurídica válida y se limite al ámbito profesional.

2. Informar de manera clara y específica a los trabajadores sobre la finalidad, condiciones y límites del uso de estos canales en la política de privacidad y normativa interna de la empresa.

3. Facilitar medios corporativos cuando se requiera la comunicación digital, evitando imponer la utilización de recursos personales del empleado.

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¿Sabías que la AEPD ya ha sancionado a empresas por incluir sin consentimiento a trabajadores en grupos de WhatsApp con su número personal?

¿Cuentas con el consentimiento firmado del trabajador para incluirlo en el grupo de WhatsApp de la empresa, con todas las garantías que establece la normativa?

¿Conoces las condiciones que debe cumplir la empresa para poder emplear esta herramienta de forma legal?

¿Tienes protocolos internos de comunicación corporativa y desconexión digital actualizados?

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En TOURISM & LAW nos ponemos a tu disposición para asesorarte en la correcta implantación de canales de comunicación en la empresa, el cumplimiento normativo en materia de protección de datos y derechos laborales, políticas internas y prevención de posibles sanciones.